Kuopion kaupungin elinvoimajaosto ylläpitää rekisteriä tapahtumatuki- ja tapahtumayhteistyöhakemuksista sekä tapahtumatukiselvityksistä. Rekisteriä käytetään tapahtumakohtaisten tukipäätösten sekä tapahtumatukiasioihin liittyvän viestinnän hoitamiseen. Tietoja käytetään myös tapahtumatukien järjestämiseen, kehittämiseen ja arviointiin.
Rekisteri sisältää muun muassa etunimen, sukunimen, organisaation, Y-tunnuksen, osoitteen, sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron ja tilinumeron. Hakemusten arvioinnin tukena voidaan käyttää Microsoft Copilot -työkalua, mutta tässä yhteydessä käsiteltävästä aineistosta poistetaan henkilötiedot ja muut tiedot, joiden perusteella luonnollinen henkilö voidaan tunnistaa. Lopullisen arvioinnin ja päätöksen tekee aina toimivaltainen viranhaltija tai toimielin.
Henkilötietoja säilytetään kymmenen vuotta asian lopullisesta ratkaisusta. Rekisteröidyillä on oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä, tarkastaa tiedot, pyytää tietojen oikaisemista tai pyytää tietojen poistamista.